Описание
До внедрения программного обеспечения для автоматизации и оптимизации бизнес-процессов, сотрудники компании управляли клиентской базой в Excel-таблицах, что часто приводило к хаотичным и даже ошибочным статусам заявок и сделок, потере или дублированию важной информации, невозможности оперативного отслеживания этапов работы с клиентами и динамики продаж.
Вследствие обработки данных и пересылки документации вручную:
- Значительное время уходило на ручную подготовку и сегментацию базы для обзвона. Вместо того чтобы совершать звонки и закрывать сделки, менеджеры тратили часы на рутинный поиск контактов в разрозненных таблицах Excel и бумажных списках. Это приводило к снижению количества целевых контактов в день и замедляло общую динамику развития бизнеса.
- Было невозможно отследить историю взаимодействия с клиентом, что приводило к повторным ошибкам в коммуникации. Информация о предыдущих договоренностях, предпочтениях или возражениях клиента хранилась только личных записях конкретного менеджера. В результате компания выглядела непрофессионально в глазах заказчика (например, когда разные сотрудники звонили с одним и тем же вопросом), а при уходе или болезни сотрудника работа с его базой фактически останавливалась.
- Часть заявок терялась из-за отсутствия автоматического контроля и уведомлений. Новые обращения из почты или мессенджеров фиксировались вручную, и из-за отсутствия мгновенных оповещений менеджеры реагировали на них с большой задержкой. В условиях высокой конкуренции это приводило к тому, что клиенты уходили к другим компаниям, не дождавшись обратной связи, а руководство не могло отследить реальный объем упущенных возможностей.
Весь предыдущий опыт такой работы показал сравнительно небольшую эффективность при достаточной энергозатратности рабочих процессов и требовал реорганизации существующей системы управления – особенно с учетом открытия нового направления в компании.
Руководство компании «АФ Турботехсервис» выбрало Битрикс24, основываясь на своем положительном опыте работы с системой.
В рамках проекта команда Первого Бита выполнила базовую настройку Битрикс24. Интерфейс был полностью адаптирован под специфику бизнеса заказчика:
- добавлены поля в карточки контрагентов: «вид деятельности», «количество сотрудников», «информация по выручке» и «статус компании» (действующая или нет) – данные функции отсутствуют в стандартной версии программы. Благодаря этим изменениям, процесс отбора клиентов для обзвона сократился с нескольких часов до одной минуты;
- из интерфейса убрали разделы: «контакт-центр», «чаты и звонки», «документы», «сайты» и «магазины».
Внедрение Битрикс24 позволило централизовать все данные о клиентах. Это позволило лучше понимать текущее состояние каждого потенциального клиента и своевременно реагировать на изменения:
- обеспечена прозрачность процессов и возможность для быстрого старта продаж в новом B2B-направлении;
- у компании появилась возможность детального ведения базы клиентов, где он может видеть статус сделки и потенциальных клиентов,
- визуализация воронки продаж,
- отслеживание всех взаимодействий (звонки, письма, встречи),
- постановка задач по каждому клиенту или сделке.
